Um dos principais objetivos da implantação do PSA é promover a interação com o Cliente ao longo do
projeto e consequentemente garantir aceites necessários dos “marcos” de entrega de Serviços. Para ter acesso a página de Central de Projetos, o usuário deve realizar o acesso no Portal do Cliente e selecionar a opção de ''Central de Projetos Jornada Digital dos Clientes''. O login/senha serão os mesmos utilizados no canal de suporte gerenciando pelo Fluig Identity.
Através da “Administração de Contatos” do Portal de Clientes TOTVS é possível catalogar os responsáveis, no Cliente, por visualizar, autorizar e aprovar fases ou horas dos projetos. Esse acesso na administração de contatos fica restrita apenas ao administrador da organização, o mesmo que é responsável por deixar sempre as informações atualizadas.
Após acessar a opção de Administração de Contatos, o usuário administrador deverá ir ao lado do e-mail que deseja conceder a permissão na Central de Projetos, e clicar em Ações> Permissões de Acesso:
Na permissão de acesso do usuário, o administrador deve selecionar a opção de Gestão de Projetos de Implantação:
Após preencher as opções nas permissões de acesso, o usuário terá acesso a utilizar a página de Central de Projetos. Todas as vezes em que um contato for adicionado a um projeto no PSA, este receberá um e-mail informando os responsáveis na TOTVS que irão auxiliá-lo nesta iniciativa na área de Serviços.
Após a realização do login o responsável no Cliente poderá acompanhar: “Projetos com Escopo” e também “Projetos de Banco de Horas” de forma diferenciada. Os projetos estarão visíveis a qualquer contato do Cliente pré-autorizado na Central de Contatos. Existe um parâmetro na Unidade Organizacional e também em cada projeto que determinará se este estará visível ao Cliente.
Após selecionar o tipo do projeto o contato visualizará as seguintes informações:
Existem 2 novos campos no cadastro do projeto do PSA: “Exibe no Portal”: Sim ou Não “Nome do Projeto no Cliente”: Título que o Cliente utiliza dentro de sua empresa Estas informações estarão disponíveis nos Perfis: Governança Local e PMO.
PROJETO COM ESCOPO
Nesta modalidade, o Cliente poderá realizar aprovações/reprovações das fases ou marcos, enviar/receber mensagens e acompanhar os dados do “Status Report”, mesmo já existente no PSA.
Existem informações importantes que devem ser atualizadas pelos coordenadores no PSA: Tipo de Marco de Entrega: Irá exibir ao Cliente claramente em qual fase ele está; Dados do “Status Report”: Realizações/Próximas Atividades; Riscos/Problemas; Decisões Relevantes
Nesta primeira fase o Cliente ainda não visualizará o cronograma detalhado nem as documentações, somente os marcos/fases para aprovação e monitoramento.
É de extrema importância que os Marcos estejam definidos, com seus respectivos tipos, alinhados com o Cliente e cadastrados corretamente no PSA.
Ao selecionar a opção “Aprovações”: o Cliente visualizará os marcos já liberados e o coordenador receberá uma notificação caso o cliente aprove ou reprove com a devida justificativa.
Não existe timeout para expiração de Marco de Entrega, o coordenador precisa coletar os aceites do Cliente ao longo do projeto. Somente o PMO tem autonomia para aprovar fases em nome do Cliente caso exista algum tipo de conflito. Caso o coordenador não colete o aceite o projeto não estará bloqueado, porém a receita deixa de ser contabilizada para a Unidade.
Ao selecionar a opção “Mensagens”: O Cliente poderá enviar dúvidas e comentários sobre o projeto, que serão enviadas por notificação e também ficarão gravadas no PSA na folder “Anotações”.
O coordenador poderá interagir com respostas/anexos através de “Anotações” utilizando a tag “*web*”. Todo comentário com este destaque ficará visível ao Cliente. Ao selecionar a opção “Status Report”: O Cliente poderá visualizar o mesmo relatório já existente hoje no PSA com as informações:
Projetos de Banco de Horas
Neste tipo de projeto as únicas opções disponíveis serão: Aprovações e Mensagens. O Cliente poderá aprovar os apontamentos realizados e trocar mensagens com os coordenadores. Após selecionar um projeto, o cliente visualizará:
Ao selecionar a opção “Aprovações”: o Cliente visualizará as atividades realizadas para devida aprovação
Durante o período do fechamento a opção de “Aprovação” ficará temporariamente indisponível devido a apuração dos resultados.
No caso das Ordens de Serviços existe a mesma regra de “Timeout” anteriormente utilizada no CFP.
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